Jak powinien przebiegać audyt telekomunikacyjny? Wg nas zgodnie z poniższymi fazami.

Fazy wykonywania audytu telekomunikacyjnego

FAZA I. Analiza aktualnego stanu
FAZA II. Określenie celów do realizacji
FAZA III. Przegląd możliwych usprawnień
FAZA IV. Określenie nakładów inwestycyjnych
FAZA V. Obliczenie oszczędności z planowanych przedsięwzięć
FAZA VI. Analiza ekonomiczna (określenie opłacalności)
FAZA VII. Określenie zalecanego zakresu prac
FAZA VIII. Realizacja
FAZA IX. Kontrola skuteczności podjętych działań

FAZA I. Analiza aktualnego stanu

W pierwszym etapie audytu telekomunikacyjnego określane są:

• stan techniczny infrastruktury telekomunikacyjnej;
• zastosowane rozwiązania telekomunikacyjne;
• średnie koszty telekomunikacyjne, które są poziomem odniesienia dla proponowanych przedsięwzięć optymalizacyjnych.

Ocena stanu technicznego eksploatowanej infrastruktury telekomunikacyjnej
W ramach tego działania dokonywana jest ogólna ocena stanu technicznego infrastruktury telekomunikacyjnej (urządzeń i instalacji), w celu ustalenia niezbędnych prac konserwacyjnych, dzięki którym zwiększy się wydajność jakościowa i sprawnościowa eksploatowanej infrastruktury np. zabezpieczenie sieci przed uszkodzeniami mechanicznymi i dostępem osób niepowołanych, ciągłość sieci (złączki, sztukowania, wstawki), umiejscowienie urządzeń typu centrala PABX, przełącznica, bramki GSM, bramki VoIP, zabezpieczenia przed zanikiem napięcia (akumulatory, UPS) itp. Na podstawie przeprowadzonej wizji lokalnej, wyszukiwane są przyczyny dodatkowych nieuzasadnionych kosztów wynikających z niewłaściwej eksploatacji obiektu, sieci lub urządzeń. 

Stosowane rozwiązania telekomunikacyjne
Na jakość całego systemu telekomunikacyjnego wpływają cząstkowe parametry, które zależą m.in. od rodzaju zastosowanych urządzeń i sposobu ich wykorzystania, usytuowania i rodzaju zabezpieczeń, sposobu korzystania z infrastruktury, wielkości strat wynikających z zastosowanych rozwiązań oraz organizacji pracy osób obsługujących i korzystających z danej infrastruktury telekomunikacyjnej. Określenie tych zależności, dokonywane jest na podstawie dokumentacji, wizji lokalnej lub odpowiednich badań.

Koszty telekomunikacyjne
Aby obliczyć średnie koszty ponoszone przez firmę na usługi i rozwiązania telekomunikacyjne, zalecane jest zbadanie kosztów okresu jednego roku wstecz od momentu rozpoczęcia adytu telekomunikacyjnego (a nawet dwa lata wstecz), obejmujące swym zakresem m.in. takie koszty jak: rozmowy telefoniczne, abonamenty za łącza dzierżawione i dostęp do Internetu, serwis pogwarancyjny, utracone możliwości.

FAZA II. Określenie celów do realizacji

Po przeprowadzeniu analizy stanu aktualnego wykorzystywanej infrastruktury telekomunikacyjnej, można przyjąć realne do realizacji cele: kosztowe, jakościowe, sprawnościowe i organizacyjne. Aby ustalić ich poziom, identyfikowane są potrzeby zamawiającego w tej kwestii oraz priorytety w ich realizacji. Na tym etapie możliwe jest wstępne oszacowanie możliwości realizacji wyznaczonych przez zamawiającego celów, jak również wstępne określenie ewentualnych kosztów wynikających z zastosowania w przyszłości innych rozwiązań niż stosowanych obecnie. W tym momencie określa się również czy przyjęty stan wejściowy podczas analizy stanu obecnego jest prawidłowy i zgodny ze stanem faktycznym.

FAZA III. Przegląd możliwych usprawnień

W tym etapie wyszukiwane są wszystkie możliwe do zrealizowania usprawnienia i przedsięwzięcia, których efektem będzie zwiększenie efektywności kosztowej, jakościowej i organizacyjnej. Działanie to można podzielić na:

• techniczne (sprzęt, łącza, zabezpieczenia);
• informatyczne (oprogramowanie, aplikacje);
• prawne (umowy, a w tym koszty);
• formalne i organizacyjne (procedury, ludzie).

Proponowane są tu konkretne rozwiązania, dobierane są w oparciu o szeroką znajomość rynku i fachową wiedzę osób przeprowadzających audyt telekomunikacyjny.

FAZA IV. Określenie nakładów inwestycyjnych

Korzystając z oferty rynkowej lub/i istniejących kosztorysów ustalane są przewidywane nakłady finansowe dla każdego przedsięwzięcia osobno i dla wszystkich działań łącznie.

FAZA V. Obliczenie oszczędności z planowanych przedsięwzięć

Obliczenie oszczędności jakie wynikną z realizacji poszczególnych przedsięwzięć jest kluczowym elementem działań jakie daje audyt telekomunikacyjny. Optymalizacja kosztów, a więc różnica w opłatach za infrastrukturę i usługi telekomunikacyjne przed i po zrealizowaniu usprawnienia wpływa na rentowność przeprowadzenia danego usprawnienia. Obliczenia prowadzone są dla poszczególnych działań osobno, po czym analizowane są pod kątem ewentualnych wzajemnych wykluczeń, przez co dobierane są te rozwiązania, które posiadają najlepszą efektywność kosztową. Możliwe jest również uwzględnienie sezonowości kosztowej wynikającej ze specyfiki pracy danej organizacji, a więc wyniki obliczeń odnoszone są do poszczególnych miesięcy historycznych, a nie do średnich kosztów jak opisano to w Fazie I. Dzięki przeprowadzonym obliczeniom, dla każdego przedsięwzięcia określony jest nie tylko koszt, ale również zysk jaki ona przyniesie. Określony jest również zysk całkowity, ze wszystkich działań łącznie. Znajomość kosztów i zysków jest punktem wyjścia do podejmowania decyzji o realizacji jakiejkolwiek inwestycji lub zmiany.

FAZA VI. Analiza ekonomiczna (określenie opłacalności)

Jest to kontynuacja Fazy V, której celem jest uszeregowanie przedsięwzięć od najbardziej do najmniej opłacalnych. Analiza polega na porównywaniu kosztów i zysków (oszczędności) danego usprawnienia. Analiza ta jest jednocześnie wstępem do działań określonych w Fazie VII. W fazie tej określa się również okres zwrotu nakładów koniecznych do poniesienia w ramach zidentyfikowanych usprawnień. Okres ten wskazuje czas po jakim zwrócą się koszty ewentualnych inwestycji i przedsięwzięcie zacznie przynosić korzyści.

FAZA VII. Określenie zalecanego zakresu prac

Po ustaleniu, które z działań są opłacalne, określany jest optymalny zakres prac, czyli komplet działań niezbędnych do realizacji, aby móc osiągnąć  cele określone w ramach realizacji Fazy II. Dobór zakresu prac oparty jest głównie na kryteriach ekonomicznych, choć brane są pod uwagę również inne argumenty np. polepszenie komfortu pracy, zlikwidowanie kosztów utraconych możliwości, zwiększenie bezpieczeństwa czy niezawodności; infrastruktury telekomunikacyjnej, uproszczenie obsługi urządzeń itp. Uwzględniane są także uwarunkowania techniczne oraz konieczność  połączenia  niektórych usprawnień, które dopiero w całości przyniosą spodziewane efekty. W tej Fazie, ustalana jest również kolejność działań w zależności od  priorytetów postawionych w Fazie II w postaci harmonogramu działań.

FAZA VIII. Realizacja

Przedostatnią Fazą działań jest realizacja założonych prac, zgodnie z założonym harmonogramem działań, polegająca na wdrożeniu planowanych przedsięwzięć i usprawnień. czas realizacji tej fazy jest zależny od stopnia skomplikowania czynności jakie należy wykonać w ramach wdrożenia poszczególnych elementów, od czasu ewentualnych dostaw sprzętu i czasu wynikającego np. z konieczności negocjowania umów.

FAZA IX. Kontrola skuteczności podjętych działań

W zależności od typu działań jakie zostały przeprowadzone w ramach audytu telekomunikacyjnego, kontrola skuteczności podjętych działań, może być przeprowadzona już po pierwszym miesiącu od ich wprowadzenia lub też po pierwszym kwartale lub półroczu. Kwestie te powinny być  uregulowanie w umowie pomiędzy stronami, bądź też określone w Fazie VII podczas określania zakresu prac do przeprowadzenia w ramach  wykonywanego audytu.

Na każdym etapie prac, wszystkie Fazy powinny być zawsze konsultowane przez osoby wykonujące audyt z właściwie umocowanymi  przedstawicielami firmy w której jest przeprowadzany audyt telekomunikacyjny w celu uniknięcia ewentualnych niezgodności w momencie  przechodzenia do kolejnych faz audytu.